try another color:
60% 70% 80% 90% تغییر اندازه فونت متن:
امروز: یکشنبه, 25 آذر, 1397

روش ارائه يك كنفرانس

Send to friendSend to friend

روش ارائه يك كنفرانس*
وقتى در مقام عرضة يك كنفرانس برمى‏آييد، چهار عامل اساسى وجود دارد كه تأثير نهايى شما را در شنوندگانتان رقم مى‏زند. اين چهار عامل‏عبارت‏است از:
1. ساختار و محتواى سخن؛
2. شيوة ارائه آن؛
3. بهره‏گيرى از وسايل كمكى تصويرى؛
4. پاسخ‏گويى به پرسش‏هاى حضار.
دربارة هر يك از اين‏چهار عامل به ترتيب بحث خواهد شد، پيش از آن مناسب است به پاره‏اى از مقدمات پرداخته شود.
قبل از آغاز مراحل آماده‏سازى كنفرانس بهتر است سئوالات زير را با خود در ميان گذاريد:
* هدف از سخنرانى شما چيست؟ آيا هدف اطلاع‏رسانى به مخاطبان‏است يا متقاعدكردن يا سرگرم كردن آنان؟
* نكات كليدى كه مى‏خواهيد مستمعان شما از اين كنفرانس دريابند، چيست؟ براى دست‏يابى به اين نكات چه مقدار وقت صرف كرده‏ايد؟
* اطلاعات شنوندگان شما راجع به موضوع سخنرانى‏تان چقدر است؟
پاسخى كه به اين سئوالات مى‏دهيد، نحوة عملكردتان را در هر يك از چهار حوزه‏اى كه از اين پس مطرح خواهد شد، معين مى‏كند.

1. ساختار
يك سخنرانى داراى بخش مقدماتى، بخش اصلى و بخش پايانى است. بخش‏آغازين يا مقدمة كنفرانس شما مى‏بايد مشتمل بر توضيحى دربارة محتوا و ساختار سخنرانى‏تان باشد. اين بخش بايد شنونده را با محتوا و مضمون‏ كنفرانس آشنا نمايد. اين امر به ويژه براى شنونده‏اى كه اطلاع زيادى از حوزة مورد بحث شما ندارد بسيار مهم است. علاوه بر اين، مقدمه مى‏بايد بيانگر اهداف سخنرانى باشد (اطلاع‏رسانى، اقناع، سرگرم كردن؟).
پيكرة اصلى سخنرانى علمى مى‏بايد به صورت منطقى پيش رود. لازم است نكات مورد نظر را به وضوح و روشنى تمام بيان نماييد و با استفاده از عبارت‏هايى نظير «آنچه هم اكنون بيان كردم نشان مى‏دهد كه ...» يا «از اينجا روشن مى‏شود كه ...»، ارتباط منطقى بخش‏هاى مختلف سخنرانى‏تان را به مخاطبان خود نشان دهيد. اين امر به ويژه هنگامى كه موضوع بحث را عوض‏كرده، به طرح نكات جديدى مى‏پردازيد، اهميت مى‏يابد. لازم است به‏گونه‏اى پيش رويد كه شنوندة شما دريابد كه سخن گفتن دربارة موضوع(الف) را به پايان رسانده و اكنون دربارة موضوع (ب) مشغول سخن‏گفتن‏ هستيد. استفاده از عباراتى نظير «پس از طرح اين نكته كه ... به سراغ اين‏بحث مى‏روم كه ...» مى‏تواند شما را در اجراى اين امر يارى رساند.
در بخش پايانى سخنرانى، مى‏بايد خلاصه‏اى از نكات اصلى سخنرانى‏تان‏ را بيان داريد. اين نكته حايز اهميت است كه سخنرانى خود را به صورت«شسته‏ رفته» به پايان رسانيد و از اينكه كنفرانس شما در حالت سردرگمى و آشفتگى به پايان رسد، بپرهيزيد. مى‏توانيد اين كار را با اظهار چند جمله ‏نتيجه‏گيرى كه با اهدافى كه در آغاز بيان كرديد مرتبط باشند، به انجام رسانيد. براى مثال، مى‏توانيد از اين عبارت كه: «اميدوارم كه در اين جلسه و در خلال بحث از ... توانسته باشم نشان دهم كه ...» استفاده كنيد.

2. ارائه
هر قدر ساختار سخنرانى شما مناسب باشد، نحوة بيان و ارائه مطالب براى شنوندگان نقش و اهميت خاص خود را دارد. در اينجا نيز آمادگى حرف اول را مى‏زند.
مى‏بايد قبل از ارائه كنفرانس خود تمرين لازم را كرده و آن قدر بر مطالب مسلط شده باشيد كه نيازى به قرائت سخنرانى از روى برگه‏هاى كاغذ نباشد. حداكثر مى‏بايد از كارت‏ها يا اوراقى كه بر روى آن سرفصل‏ها و عناوين اصلى يا عبارت‏هاى كليدى سخنرانى‏تان نوشته شده استفاده نماييد.
در خلال سخنرانى به چهرة شنوندگان خود نگاه كنيد و به زمين، سقف، ديوار مقابل يا پردة پروژكتور اورهد خيره نشويد! فقط به شنوندگانتان نگاه‏كنيد! عبارات خود را شمرده ادا كنيد و تا حدى سرعت و آهنگ كلامتان را تغيير دهيد تا توجه حضار را به طور مستمر به خود جلب نماييد. از زبانى كه با شنوندة شما تناسب دارد، بهره گيريد. اين امر، به ويژه آن هنگام كه مطالب تخصصى را براى افراد غيرمتخصص بيان مى‏كنيد، اهميت دارد.
قبل از آغاز سخنرانى، با توجه به محل ارائة كنفرانس و تعداد شنوندگان، تصميم بگيريد كه ايستاده يا نشسته سخن گوييد. اگر در حالت ايستاده سخنرانى مى‏كنيد، اندكى پيرامون محل استقرار خود حركت كنيد تا به دليل يكنواخت نبودن، توجه شنوندگان در طول كنفرانس به شما باشد. بايد درحين سخنرانى متناسب با محتواى سخن، حركات دست و صورت خود را تنظيم نماييد، زيرا اين عمل كمك مى‏كند تا شنوندگان مطالب شما را بهتر بفهمند. در هر حال، تلاش كنيد تا در نظر مخاطبان خود، آسوده حال و طبيعى‏جلوه كنيد، هر چند فى‏الواقع چنين احساسى نداشته باشيد.
به ياد داشته باشيد كه تقريباً همة مردم در حالت سخنرانى احساس نگرانى و ناآرامى دارند.
تمرين قبل از سخنرانى مى‏تواند كمك زيادى به شما بكند و حالت عصبى شما را در حين كنفرانس كاهش دهد. افزايش تعداد سخنرانى‏هاى شما نيز بى‏تأثير نخواهد بود. البته به نظر مى‏رسد كه اين امور، وقتى كه براى اولين بار اقدام به سخنرانى مى‏كنيد، كمك چندانى به شما نخواهد كرد.
به خاطر داشته باشيد كه عموماً شنوندگان در جناح شما قرار دارند بدين معنا كه علاقه‏مندند شاهد موفقيتتان باشند و اشتباهاتى كه احتمالاً در نظر شما بسيار بزرگ جلوه مى‏كند ممكن است اصلاً مورد توجه مخاطبانتان واقع نشود. اگر در حين سخنرانى ناگهان دچار اشتباهات زيادى شديد و عنان سخن را از كف داديد (امرى كه نه تنها براى شما بلكه براى هر كس ممكن‏است اتفاق بيافتد)، سخنتان را قطع كنيد؛ نگاهى به نوشته‏هايتان بيافكنيد؛ حالت اوليه خود (در چهره و ...) را دوباره به دست آوريد؛ نفس عميقى بكشيد و سپس با حالتى كه گويا هيچ اتفاق خاصى رخ نداده است، بحثتان را ادامه دهيد.
به ياد داشته باشيد كه هيچ كس انتظار ندارد سخنرانى شما بى‏عيب و نقص باشد.
از قبل با وسايل تصويرى‏اى كه براى سخنرانى خود انتخاب كرده‏ايد، تمرين كنيد به گونه‏اى كه در خلال سخنرانى كاملاً بر رفتار خود مسلط باشيد. هر زمانى كه در خلال سخنرانى‏تان كارى با پروژكتور اورهد يا اسلايد نداريد، آن را خاموش كنيد و در مواقع لزوم، دوباره آن را روشن نماييد. وقتى‏مى‏خواهيد توجه شنوندگان‏تان را به مطلب خاصى بر روى صفحه اورهد جلب كنيد، به خود طلق اشاره كنيد نه به صفحه نمايش.
اگر براى كنفرانس خود محدوديت زمانى داريد، آن را كاملاً مراعات‏كنيد؛ نه بحث خود را از زمان مقرر طولانى‏تر كنيد و نه آنكه آن را زودتر از موعد مقرر به اتمام رسانيد.

3. وسايل كمكى تصويرى
استفاده از وسايل كمكى تصويرى به شما كمك مى‏كند تا مطالب را به گونه‏اى به مخاطبان خود منتقل نماييد كه آن را با سهولت بيشترى درك كنند.
انواع متعددى از وسايل كمك‏آموزشى تصويرى وجود دارد؛ مانند دستگاه اورهد، تخته سياه، تخته سفيد (وايت بُرد)، نمودار، اسلايد و ... . توجه به اين‏امر لازم است كه هدف از به كارگيرى وسايل كمك آموزشى تقويت عناصر شفاهى كنفرانس و سخنرانى است و از اين رو، تنها زمانى بايد از آنها استفاده كرد كه در خدمت اظهارات شفاهى سخنران باشد. اين وسايل بايد كاملاً بامحتواى سخنرانى هماهنگ و متناسب باشند و در مواقع لزوم نكات مهم را برجسته كرده، توضيح دهند. قبل از ارائه كنفرانس خود درباره اهدافتان از به ‏كارگيرى يك وسيله كمك آموزشى خاص و نيز روش‏هاى ديگر ارائه همان اطلاعات بيانديشيد. چه بسا ممكن است اهداف خود را با استفاده از وسيله ديگرى بهتر تأمين كنيد. بكوشيد مطالب خود را، تا آنجا كه امكان دارد، ساده و روشن بيان نماييد. ارائه اطلاعات بسيار زياد با استفاده از يك وسيله‏تصويرى سبب مى‏شود كه شنوندگان شما نتوانند همه مطالب روى صفحه را بخوانند. سعى كنيد وسائل تصويرى مورد استفاده شما تا حد امكان سخنانتان را جذاب‏تر و دلپذيرتر نمايد.

4. پرسش و پاسخ
در اين بخش شنوندگان شما فرصت مى‏يابند كه در برنامة كنفرانس مشاركت‏نمايند، فهم خود را از مطالب شما تعميق بخشند و به صورت غيرمستقيم، برداشت خود شما را از موضوع بيازمايند. كنفرانس شما هنوز تمام نشده‏است. اين مطلب مهم است كه عميقاً بدانيد راجع به چه سخن مى‏گوييد.
در آغاز سخنرانى خود اعلام كنيد كه چه زمانى آمادگى دريافت پرسش را داريد. برخى افراد علاقه‏مندند كه سئوالات شنوندگان را در خلال سخنرانى خود و برخى ديگر تمايل دارند كه پرسش‏ها را در پايان سخنانشان دريافت‏كنند. اين امر كاملاً به نظر خود شما بستگى دارد چرا كه اين سخنرانى،سخنرانى شما است. اگر در خلال سخنرانى پرسشى مطرح شد كه آمادگى پاسخگويى به آن را در آن وضعيت نداريد، اين مطلب را براى شخص پرسش‏كننده بيان كرده، اشاره نماييد كه در پايان سخنانتان به مسأله مورد نظر وى باز خواهيد گشت.
وقتى يكى از حضار سئوالى را طرح مى‏كند، ابتدا مطمئن شويد كه پرسش‏ او را كاملاً فهميده‏ايد. اگر اطمينان نداريد، از وى بخواهيد كه سئوال خود را تكرار كند يا توضيح بيشترى دربارة آن بدهد و سپس به آن به صورت واضح و روشن پاسخ دهيد. اگر توانِ پاسخ‏گفتن به سؤالى را نداريد، راه مطمئن‏تر آن است كه صريحاً ناتوانى خود را اظهار داريد بدون آنكه بكوشيد به هر طريق ممكن جوابى براى آن دست و پا كنيد. اين امر به ويژه زمانى اهميت مى‏يابد كه شنوندة شما درباره موضوع سخنرانى‏تان داراى اطلاعاتى‏است.
*. كتاب دانشجوي موفق، نويسنده: مت هكتور تيلور، ماري بونسال؛ مترجم: دكتر محمد سعيدي مهر؛ فصل ششم، صص 125-119.